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关于印发《仪征市档案馆收集档案工作方案》的通知

来源:档案局 时间:2016-01-11
 

                                        关于印发《仪征市档案馆收集档案工作方案》的通知
各镇,各园区、滨江新城、中心、办事处,市各部、委、办、局,市各人民团体:
    现将《仪征市档案馆收集档案工作方案》印发给你们,请按照工作方案要求,认真贯彻执行。       

                                                                                                     仪征市档案局
                                                                                                     2014年10月9日

                   
                                                仪征市档案馆收集档案工作方案
    为加强档案资源建设,丰富和优化馆藏,建立覆盖人民群众的档案资源体系,拓宽我市档案馆服务功能,使档案馆更好地成为服务人民群众的档案信息资源利用中心,为仪征市各项事业的发展供有力支持,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局第9号令)等法律法规,结合《仪征市档案馆收集档案范围实施细则》,现制定仪征市档案局贯彻落实《仪征市档案馆收集档案范围实施细则》工作实施方案如下:
    一、指导思想
    以“三个代表”重要思想为指导,坚决贯彻落实科学发展观和以人为本的理念,按照统一规划、分级管理的原则,依法开展档案收集工作。从建设覆盖人民群众的、内容丰富的、结构合理的国家档案资源体系出发,划定本行政区域内档案馆收集档案的范围,根据《仪征市档案馆收集档案范围细则》将收集范围内的各种门类、各种载体形态的档案完整、齐全地收集进馆,建立内容丰富、结构合理、具有本地本部门特色的馆藏体系, 充分发挥档案资源在仪征经济和社会发展中的独特作用。
    二、收集进馆序列
    (一)建国前档案,一经发现,及时征集进馆;
    (二)集体、个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案,档案所有者如要求移交寄存等,本馆随时办理,接收进馆;
    (三)属于应进馆的机关、团体、企事业单位,如果撤销,及时进馆;
    (四)名人档案、反映地方特色档案及各类专门档案,按有关规定和要求,定期或不定期地收集进馆。
    三、收集方式
    (一)正常移交接收进馆。根据《仪征市档案馆收集档案范围实施细则》(以下简称《细则》)列举的应依法移交档案进馆的组织机构,其形成的各种门类和载体的永久和30年以上(含30年)或长期的档案,保管满10年,属于正常收集进馆的范畴。
    (二)非正常移交接收进馆。根据《细则》列举的应依法移交档案进馆的组织机构,其形成的各种门类和载体的永久和30年以上(含30年)或长期的档案,保管不到或超过10年,属于非正常收集进馆的范畴。经市档案局(馆)检查和同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以推迟或提前向档案馆移交;已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,以及重要的民生档案、重大活动档案、重大建设项目档案可以提前向市档案馆移交。
    (三)档案征集。经协商同意,市档案馆通过接受捐赠、购买等形式征集本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案。购买、捐赠的档案资料,归国家所有。市档案馆鼓励社会组织和个人向本馆捐赠档案,对无偿捐赠具有重要价值档案资料的,发给荣誉证书或予以奖励。向市档案馆捐赠档案的单位和个人,对其捐赠的档案享有优先利用的权利,对档案中不宜向社会开放的部分可以提出限制利用的意见。
    (四)档案寄存。经协商同意,市档案馆可代存本行政区内机关、社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案。市档案馆鼓励社会组织和个人向本馆寄存有价值档案,并签订档案寄存协议。寄存在市档案馆的档案资料,归寄存者所有。对寄存的档案,未经其所有者同意,市档案馆不对外提供利用或公布。
    四、具体要求
    1、各单位要按照《仪征市档案馆档案接收规范》(具体见附件)要求,认真整理好应移交进馆的档案,按时完成档案的移交任务。
    2、档案馆要加强进馆档案的指导、检查,做好档案接收的工作,及时整理排架,方便利用。
    3、档案馆在接收档案的同时,接收有助于了解、补充档案内容及单位历史的各种资料。
    附:《仪征市档案馆档案接收规范》


                                                   仪征市档案馆档案接收规范
    1  引言
    1.1  仪征市档案馆是集中统一管理仪征市党和国家重要档案资料的基地,是提供利用档案资料,为社会各方面服务的中心。
    1.2  为了保证接收进馆档案的质量,科学有序地开展档案接收工作,加强档案管理的规范化、标准化,完整齐全地保存和有效地利用党和国家的档案财富,根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9号)等有关规定,结合我市实际制定本规范。
    1.3  本规范适用于仪征市档案馆接收档案范围内的党政机关、人民团体、企业事业等单位(以下简称各单位)的档案移交工作。
    2  档案接收(移交)的基本原则
    2.1  进馆档案应以全宗为单位,保持全宗的完整性。
    2.2  各单位应当按照全宗档案门类和载体的不同,制定统一的分类方案;档案整理应当遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
    2.3  档案移交(接收)前,各单位应根据本规范的要求,进行必要的检查。根据机关档案工作的历史情况,对不同时期档案案卷质量的要求予以区别对待,即对有关业务规范标准施行以前的档案,应当充分利用原整理基础,进行适当的加工整理;对有关业务规范标准施行以后形成的档案案卷质量,应按相应业务规范标准严格执行。经验收合格,方可向市档案馆移交。
    3  档案接收(移交)范围和内容
    3.1  各单位形成的具有历史凭证作用、工作查考作用和科学研究价值的各种门类、各种载体的需永久和30年以上(含30年)或长期保存的档案,撤销机构的全部档案。
    3.2  各种门类和载体档案纸质目录(归档文件目录、案卷目录、全引目录)、机读目录(文件级目录、案卷级目录)等检索工具。根据信息化建设的需要,接收(移交)电子档案和纸质档案的数字化副本。
    3.3  接收(移交)有助于了解档案内容、立档单位历史的全宗介绍、档案整理说明、组织机构沿革、干部任免一览表、大事记等参考资料,同时接收(移交)有助于管理和利用档案所必需的专用设备。
    4  档案质量要求
    4.1  文书档案应当按照《归档文件整理规则》(2000年12月6日发布)的有关要求整理编目。
    4.2  会计档案按照《会计档案管理办法》(1998年8月21日发布)、《会计档案案卷格式》(2008年6月发布)的有关要求整理编目。
    4.3  科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2001年5月1日实施)的有关要求整理编目。
    4.4  特殊载体档案
    4.4.1  照片档案按照《照片档案管理规范》(2003年5月1日实施)的有关要求整理编目。
    4.4.2  磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》(1996年10月实施)的有关要求整理编目。
    4.4.3  计算机光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按盘编号,注明有关内容,编制目录。
    4.4.4  实物档案包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件,应当按件编写说明和编制目录。
    4.5  专业档案按照专业档案管理的有关规定进行整理编目。
    4.6  档号的编制应符合《档号编制规则》(1995年10月1日实施)的有关规定。
    5  检索工具及相关资料移交的数量和质量
    5.1  检索工具移交的数量和质量
    5.1.1  纸质归档文件目录一套、案卷目录一套、全引目录一套。
    5.1.2  案卷级、文件级机读目录各一套。数据格式应符合《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》(2002年7月20日实施)。实现全文数字化的单位同时移交全文数据。
    5.2  资料包括本单位内部和公开出版物及与工作性质有关的参考资料,登记造册后,随档案一并移交。
    5.3  立档单位组织机构沿革、全宗介绍的编写要求。
    5.3.1  立档单位组织机构沿革由立档单位成立时间、主要职能、隶属关系、立档单位主要负责人名录、内部机构和所属单位设置及各历史阶段演变、人员编制等内容组成。
    5.3.2  全宗介绍的内容以文字叙述的方式,介绍立档单位沿革、全宗内档案情况及档案内容等。
    6  档案接收(移交)程序
    6.1  以全宗为单位有计划分步骤地进行接收(移交)工作。
    6.2  各单位各门类档案、检索工具及参考资料经验收符合上述有关条款要求后,进行具体的接收(移交)工作,对不符合要求的,必须进行必要的完善调整。
    6.3  接收(移交)事项由市档案局与移交单位商定,市档案局派专人清点所有移交档案数量、检索工具及参考资料。双方填写档案交接文据,签字盖章,一式两份,市档案馆保存一份,移交单位保存一份,归入双方全宗卷盒。
    7  奖惩
    7.1  对档案的收集、整理、移交等工作取得显著成绩的单位和个人给予表彰;
    7.2  对不按规定移交或无正当理由拒不移交档案的单位和个人由仪征市档案局依法追究相应法律责任。
    8  附则
    8.1  本规范由仪征市档案局起草。
    8.2  本规范由仪征市档案局负责解释。

 
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