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仪征市2016年机关、团体、企业、事业单位档案执法检查工作通报和建议

来源:档案局 时间:2016-05-12
 

  为进一步增强档案法律意识,加强我市档案工作规范化、信息化管理,有效地保护和利用现有档案,不断提高档案工作管理水平,推进仪征档案事业健康有序发展。根据《中华人民共和国档案法》等法律法规和依法行政的要求,我们于2016年2月23日发布了开展档案执法检查的通知, 3月4日至4月13日组成档案执法组,对全市83家机关、企业、事业单位文书档案的收集、整理、利用等管理工作进行了拉网式的执法检查。现将有关情况作如下通报和建议:
  一、基本成效
  《中华人民共和国档案法》自实施以来,经全市上下,特别是广大档案工作者的身体力行和积极宣传,社会各界的档案意识普遍增强,档案工作力度也进一步加大,以依法行政为职责的机关、企事业单位更是如此。从本次检查的83个单位来看,主要有以下四个方面的成效。
  (一)档案工作领导体制依法建立。各单位基本上明确了分管档案工作的领导,落实了主管部门,明确了主体责任,配备了专职或兼职档案员,基本构建了档案工作领导体制和网络体系。
  (二)档案管理机制已经形成。绝大部分单位均设立了综合档案室,建立了相关档案管理制度和业务建设标准;能够集中统一管理本单位、本部门的档案,并着手按照规范标准,对各门类档案进行了收集整理。
  (三)档案保管条件进一步改善。各单位档案工作投入逐年增加,档案工作基础条件得到进一步改善,基本满足开展档案工作的基本需要。
  (四)档案利用服务收效明显。许多单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时,积极开展档案利用工作,产生了一定的社会效益和经济效益。
    二、 存在问题
  在这次检查中,也发现了一些问题,主要表现在四个方面:
  1、少数单位领导重视档案工作不够。在检查中最突出的问题是少数单位领导对档案工作的不重视、不关心。极个别单位责任主体不明晰,既未安排主管科室,也未落实相关的责任人。       
  2、档案管理人员不能相对固定。据检查统计,83个被查单位中,只有7个单位落实了专职档案人员,其他单位都是兼职人员,少数单位档案兼职人员更换太频繁。档案工作是一项要求一定专业基础和工作能力的专业工作,它牵涉到档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等诸多程序。有些档案员刚刚结束专业培训,对档案工作刚刚理解或熟悉就被调离工作岗位,而换上一名对档案知识一无所知的新人,再加上未落实一定的传帮带措施,难以履行档案员职责,难以开展正常的档案工作。有3个单位档案员根本不熟悉档案工作。工作时,既不问是不是档案,也不问有用无用,更不问材料全不全,反正只要是相关的各种材料,只要是相关职能科室按时移交过来就不分青红皂白地收下来,无法对它进行有效的整理,胡乱收集并随意地堆积在一起。
  3、少数单位档案保管场所不理想。目前档案基本是以纸质档案为主,恒温恒湿要求较高,少数单位的保管环境、条件相当堪忧。有2个单位将库房安排在最顶层的阁楼上,一是昼夜温差较大,不利于档案的保管,二是虽已配置档案装具,但档案未存入档案装具内,长期暴露在高温、易潮湿环境中,没有任何档案保管设施。三是档案室安排在最顶层的阁楼上不便于利用。个别单位的库房还存在渗漏现象,出现了部分档案霉变。
  4、档案管理状况混乱。(1)个别单位成立至今,档案尚未建立,许多重要的档案仍散落在单位领导和部门职能科室工作人员手中。(2)因大多单位的档案工作由办公室代管,而办公室因无多余用房,很多杂物见缝插针,胡乱地堆放在档案室内,部分档案室似乎成了单位杂物间,少数单位在接受检查时档案库房难以出入,更不好利用档案。在档案保管方面,档案装具五花八门,不符合档案保管要求。(3)有2个单位,借人员更替或搬家之际,直接将它们当成废物一买了之,造成档案的缺失。(4)还有3个单位,以信息化管理和无纸化办公为推托,不能有效地开展纸质档案管理工作。
  5、档案规范化单位工作出现倒退。个别单位档案管理在达标后长期依赖市档案局整理,档案工作停滞在达标时状况,档案员不参与档案的整理工作。个别单位在档案达标以后只对业务档案进行整理,其他类别档案几年没有整理。个别单位档案达五星级后档案各项工作全部停滞,2年内各门类档案没有整理,全部堆放在档案室。
  6、档案数字化水平低。
  从这次检查来看, 83家单位中仅有30家使用了永乐档案管理软件、2家沿用了激扬档案管理软件,另外还有3家使用系统内要求的档案管理软件。档案管理软件普及面不到50%,在2003年档案立卷制度改革时全市要求普及档案管理软件来支撑档案整理工作,十多年来推广效果不明显,影响了全市档案数字化和管理现代化进程。
  三、工作建议
  1、加大《档案法》宣传贯彻力度,提升基层单位的档案意识,增进做好档案工作的责任感和紧迫感。利用广播电视、报纸等新闻媒体,通过会议、举办竞赛等方式来宣传《档案法》,增强全社会档案意识。结合6.6-6.12“国际档案日”宣传周活动,开展形式多样的档案法规宣传活动。加大《档案法》执法力度,严厉查处档案违法事件,促进档案工作迈入依法治档轨道。要立足档案资源多方位的开发利用,拓宽服务渠道,提高服务质量,提升服务层次和领域,多编写、出版一些能给社会和个人带来经济效益的编研资料,扩大影响力。
  2、加强档案队伍建设,提高业务素质。争取各级各部门领导重视,进一步支持、关心档案工作。提高档案员地位,调动档案员积极性,安心本职工作。档案行政部门及时了解档案员变动情况,抓好短期培训,发挥机关档案协作组作用,互相学习交流,提高业务水平。继续发挥档案工作交流群的作用,不定期在群中发布国家关于档案工作的法律法规范、地方性档案工作规范、各类档案整理操作性材料、档案数字化工作方面的工作要求。在工作队中遇到问题直接在群里进行交流解决。定期开展检查考核工作,评比先进,交流经验,增强工作责任心。
  3、以目标管理活动开展为抓手,加强业务指导。把目标管理作为一个行之有效的手段来抓,加快机关档案工作建设步伐。对档案目标管理工作要选择重点,以点带面,全面规范。对已经上等级的单位通过加强年检认证等方法加以巩固,防止档案工作松懈。没有开展的单位要努争取,加强业务指导,创造条件上等级。争取通过几年的时间使机关档案工作上一个新台阶,使档案工作适应经济社会发展要求。
  4、全面推进档案室信息化工作。国家档案局明确提出十三五期间全国档案工作的目标是实现数字化。数字化的核心则是信息化,将所有现存的实体档案变成可以计算机阅读和处理的电子文档,并通过数字化集成系统的应用,实现档案管理和档案利用的数字化。对及时安装档案管理软件提出明确要求。建议学习市供销总社、城北基督教堂档案数字化工作,这两个单位领导高度重视档案工作,档案员高度的责任心促使他们档案工作不仅规范而且数字化,为全市机关单位档案信息化工作树立了榜样。
  5、认真开展档案专项执法检查,查处各类档案违法案件。在今后执法检查中我们将严格按照相关的法律、法规和程序进行,重点检查单位有无违反《档案法》的事件发生;档案工作是否纳入领导的议事日程;是否建立健全了档案管理制度;各类文件材料是否按规定立卷归档;档案的保管保护情况;档案是否定期进馆。检查中对档案工作做得好的单位,充分肯定,对个别单位不重视档案工作,造成档案管理混乱的,发现违法行为及时下发《档案执法监督检查通知书》,督促其限期整改。通过档案的执法检查,使档案行政执法工作逐步走上规范化、制度化、科学化的轨道。    

序号

单位名称

软件使用情况

档案员情况

档案整理情况

卷装

件装

2015年情况

1

市委办

兼职

良好

一般

一般

2

台办

兼职

良好

一般

一般

3

人大办

永乐

兼职

一般

4

政府办

激扬

兼职

5

政协办

兼职

一般

一般

一般

6

经济开发区

永乐

兼职

良好

7

汽车工业园

永乐

兼职

一般

一般

一般

8

枣林湾生态园 (2007建立)

兼职

一般

一般

9

滨江新城(2013建立)

永乐

专职

10

纪委(监察室)

兼职

一般

一般

11

组织部(机关工委)

兼职

12

宣传部(文明办)

兼职

一般

一般

一般

13

仪征信息编委会

14

政法委

永乐

兼职

15

统战部

兼职

一般

一般

一般

16

侨办(侨联)

兼职

一般

一般

一般

17

民宗局

兼职

一般

一般

一般

18

法院

永乐

专职

数字化

数字化

19

检察院

永乐

专职

数字化

数字化

20

党校

兼职

一般

一般

21

农工办

兼职

一般

一般

一般

22

老干部局

兼职

一般

良好

良好

23

信访局

兼职

一般

一般

24

党史办

兼职

一般

一般

一般

25

总工会

兼职

一般

一般

26

团市委

兼职

27

妇联

兼职

一般

一般

一般

28

工商联

兼职

一般

一般

一般

29

文联

兼职

一般

一般

一般

30

残联

兼职

兼职

一般

一般

31

科协

永乐

兼职

32

红十字会2010

兼职

一般

一般

33

行政服务中心2002

兼职

一般

一般

34

发改委

永乐

兼职

一般

一般

一般

35

物价局

兼职

36

经信委

兼职

一般

37

教育局

兼职

一般

一般

一般

38

科技局(知识产权局)

永乐

兼职

39

地震局

永乐

兼职

40

公安局

系统内

兼职

数字化

数字化

41

民政局

兼职

42

司法局

兼职

一般

一般

一般

43

财政局

兼职

一般

44

人社局

兼职

45

城建局

兼职

一般

一般

46

房管局

永乐

专职

数字化

数字化

47

城管局

永乐

兼职

48

交运局

永乐

兼职

一般

一般

一般

49

水利局

永乐

兼职

一般

50

农委

激扬

兼职

一般

一般

一般

51

农开局

兼职

52

商务局

兼职

一般

一般

一般

53

粮食局

永乐

兼职

一般

一般

一般

54

文广新局2003

兼职

一般

一般

55

市场管理局2015

永乐

专职

56

卫计委

永乐

兼职

一般

一般

57

疾控中心

永乐

专职

58

审计局

兼职

59

统计局

兼职

一般

一般

一般

60

安监局

兼职

一般

一般

一般

61

环保局

永乐

兼职

一般

一般

62

国土资源局

永乐

专职

63

12345公共服务中心

兼职

2013无

64

广播电视台

兼职

一般

一般

一般

65

供销合作总社

永乐

兼职

数字化

66

汽车工业公司

兼职

一般

一般

一般

67

天地集团

68

建发公司

永乐

兼职

69

技师学院

专职

70

人民医院

兼职

一般

一般

一般

71

中医院

永乐

兼职

一般

一般

一般

72

国税局

兼职

一般

一般

73

地税局

永乐

兼职

74

电信公司

系统内

兼职

数字化

数字化

75

气象局

兼职

一般

一般

一般

76

住房公积金管理中心

永乐

兼职

77

供电公司

系统内

兼职

数字化

数字化

78

烟草专卖局

永乐

兼职

数字化

数字化

79

盐务管理局

80

人民银行

永乐

兼职

81

建设银行

永乐

兼职

一般

一般

一般

82

农业银行

兼职

一般

一般

83

公路管理站

兼职

一般

一般

一般

 
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